Учёт рабочего времени

 

Зачем нужен учет рабочего времени? Таким вопросом может задаваться только тот сотрудник, который не хочет, чтобы его регулярные опоздания и отлучки по личным делам, иначе говоря нарушения трудовой дисциплины, были зафиксированы. Любой грамотный руководитель знает, что целиком отдаваться работе на протяжении всего рабочего времени не может ни один живой человек, однако нельзя допускать случаев злоупотребления опозданиями, затянувшимися обедами, перекурами, чаепитиями и т.п. Для руководителя каждый сотрудник – это наиболее ценный интеллектуальный ресурс в процессе производства товаров или услуг. И если этот ресурс становится систематически недоступен или находится в ненадлежащем состоянии, это незамедлительно сказывается на показателях деятельности компании.

 
Согласно данным различных исследований, от 30 до 50% рабочего времени тратится не на рабочий процесс. Почти половина временных потерь происходит по причине неграмотного планирования, а еще примерно треть – от слабого надзора за сотрудниками. Установленная в организации система учета рабочего времени помогает сразу же дисциплинировать сотрудника – ведь если сотрудник при приеме на работу знает, что время его прихода и ухода фиксируется автоматически, и за все опоздания и отлучки ему придется нести ответственность, он внимательнее относится к своему рабочему времени.
 
 
 
Задачи, которые позволяет решить система учета рабочего времени:
- Автоматическая регистрация времени прихода и ухода персонала
- Возможность формирования отчета по каждому отдельному сотруднику
- Формирование отчетов по различным параметрам
- Справедливое начисление заработной платы
- Упрощенное ведение отчетности и планирования трудоемкости
 
Чтобы оправдать затраты на установку системы учета рабочего времени, надо оценить потери Вашей компании из-за нарушений трудовой дисциплины. Если представить, что каждый день некий сотрудник вашей организации опаздывает на 10 минут, получится, что он опаздывает на 50 минут в неделю или на 3,5 часа в месяц. Допустим у среднего сотрудника оклад составляет 11 000 рублей в месяц или в среднем 500 рублей за 8 часовой рабочий день. Потери от его ежедневных опозданий составят около 220 рублей в месяц. Не так уж и много. Но если у Вас в компании не один сотрудник опаздывает на 10 минут, а, например, 30? Потери компании от такого незаметного нарушения составят 6600 рублей в месяц или 79200 рублей в год. И чем больше сотрудников в организации тем быстрее себя окупит установка системы учета рабочего времени.
 
Однако зачастую на предприятии нет необходимости закупать и устанавливать специальную программу для учета рабочего времени, достаточно предусмотреть эту функцию в системе безопасности, так как почти в каждой современной системе контроля доступа имеется модуль учета рабочего времени. Принцип работы системы контроля доступа заключается в том, что у каждого сотрудника и посетителя имеется индивидуальный идентификатор, без которого невозможно войти в здание предприятия. В целях безопасности создается ситуация, когда сотрудник не может проникнуть или покинуть помещение без идентификации в системе, и только один сотрудник может пользоваться своим уникальным идентификатором для доступа на территорию предприятия. Контроллер системы доступа автоматически фиксирует время, когда идентификатор был активизирован на вход/выход. Как результат система доступа фиксирует время прибытия и убытия сотрудников, а также их отлучек среди рабочего дня, что и требуется от системы учета рабочего времени.


 
Фиксация времени в базе данных системы позволяет вычислить время, в течение которого обладатель карты (или другого идентификатора) находился на территории организации. Программное обеспечение позволяет определить отработанное время сотрудником за любой интересующий период – неделю, месяц, год и др. Более продвинутое программное обеспечение позволяет автоматически рассчитать заработную плату каждого сотрудника, учитывая расходы на питание в корпоративной столовой и плату за парковку (если такие расходы имеются).
За последние несколько лет сложилась такая ситуация, что функция учета рабочего времени стала более гибкой. Большинство разработчиков систем учета рабочего времени предусмотрели возможность устанавливать сменные графики работ, отмечать в системе информацию об отпусках и больничных сотрудников, чтобы при формировании отчета компьютер предоставлял максимально корректные данные.
 
На крупных предприятиях зачастую бывает недостаточно считывателей на вход и выход для организации контроля доступа. Аналогичная ситуация сложилась и в системах учета рабочего времени. Общее время присутствия на предприятии и рабочее время могут различаться. Для получения более четкой картины о доле рабочего времени в общем присутствии возможно установить считыватели непосредственно перед дверью в рабочее помещение сотрудника.
Установка системы учета рабочего времени позволит руководителям организации получить объективные данные о трудовых затратах на различные производственные процессы, что позволит оптимизировать общую трудоемкость и повысить производительность труда. Кроме того, установка подобной системы позволит решить проблему трудовой дисциплины – она приучит сотрудников к порядку и ответственности.